Perfeccionar la Gestión Documental en tu Inmobiliaria o Constructora te Acerca al Éxito. Agrega Tecnología y Estás Logrando Mayor Eficiencia y Rentabilidad.
El sector inmobiliario y de la construcción requiere que se registre numerosos procesos. Por esa razón, es crítico perfeccionar la gestión documental, de manera de preservar la eficiencia en cada una de las etapas.
En tal sentido, desde el momento en que se concibe la idea se requiere documentar el proyecto. Así, mapas, planos, diseños, escrituras y facturas, entre otras, pasan a ser parte del proceso.
Por ello, en este artículo te platicamos cómo puedes optimizar tu gestión documental paso a paso. Así mismo, te comentamos cómo la tecnología puede ser tu aliada en este delicado proceso.
Una eficiente gestión documental es un factor crítico de éxito en cualquier industria. Sin embargo, en el sector inmobiliario tiene un gran impacto, en especial porque se realizan proyectos a largo plazo.
Por ello, las decisiones tempranas no solo son muy importantes y deben ser registradas, sino que además tienen un gran impacto financiero. Por ello, cada paso del proyecto se consolida en diversos documentos.
Esto es especialmente importante en el caso de las constructoras, ya que se manejan bajo la metodología BIM. Este es un método colaborativo en el cual varios profesionales trabajan en tiempo real.
Por ello, deben estar a disposición para ingenieros, arquitectos y otros profesionales durante el proceso de construcción. De igual forma, es crítico que las versiones que se visualizan sean las más recientes, a fin de evitar mermas y retrabajos.
Una vez que se han tomado las decisiones y se inicia el proceso comercial también es fundamental la documentación. En este caso, porque se inician las ventas, con reservas y se deben conocer cuáles unidades están ya comprometidas.
Además, se requiere llevar un control de contratos y pagos realizados por los compradores. Por esto, perfeccionar la gestión documental se traduce en un mejor desempeño de todos los equipos en las empresas inmobiliarias y de la construcción.
Ahora bien, para mejorar la gestión documental de las constructoras e inmobiliarias puedes pensar en complejos sistemas de archivo. Sin embargo, en la actualidad existen diversas formas de resolver este tema.
Ten en cuenta que habitamos en la era digital y esto puede ayudarte a perfeccionar la gestión documental con menos esfuerzo. Por otra parte, la tecnología puede permitirte ahorrar en tiempo y espacio.
Sin embargo, ten en cuenta que para incorporar tecnología a tu gestión documental requieres tener claridad de lo que necesitas. Solo así podrás elegir a tus aliados de forma adecuada para que satisfagan tus necesidades.
Por un lado, necesitas mantener claridad de los procesos que conlleva la gestión documental. No se trata solo se arrumar archivos, sino que debes garantizar que estos estén a disposición de los cargos que necesiten la información en tu empresa.
Por el otro, te conviene tener en mente que la eficiencia de la administración de documentos en tu empresa redunda en ahorro de tiempo. En consecuencia, se traducen en eficiencia y mejora de tus indicadores.
Lo que queremos enfatizar es que el éxito de tu negocio depende en gran medida de cómo administras la información. Entonces, es fundamental que diseñes este proceso con la misma atención que otros. Veamos los pasos que debes seguir para conseguirlo.
Todos los procesos de tu negocio requieren planificación, la gestión documental no es diferente. Por ello, requiere que antes de hacer cualquier cosa o contactar a cualquier proveedor diseñes cómo lo harás.
Cuando te comentamos de la planificación de la gestión documental nos referimos a que establezcas metas y elijas los medios para alcanzarlas. Resulta fundamental que seas preciso en esta fase.
En particular porque te permite ahorrar tiempo más adelante y ser eficiente en la gestión de tu empresa. En especial, porque muchos de los procesos críticos tanto en la construcción como a nivel comercial dependen de los documentos adecuados.
Por ello, cuando has planificado de forma correcta el flujo de documentos estás apuntando al éxito de tu negocio. Esta fase es crítica, si decides hacerlo de forma manual pero es igual de importante cuando incorporas tecnología.
Sin embargo, ten en cuenta que hacerlo de forma manual puede conducir a muchos riesgos. El negocio inmobiliario y de la construcción requiere de numerosos documentos y el extravío de uno de ellos puede redundar en costos adicionales.
Por ello, la gestión documental automatizada es la mejor opción para conseguir máyor eficiencia y rentabilidad en tu negocio. Entre los aspectos que debes considerar en esta fase están:
Una vez que tienes diseñado el proceso de gestión documental viene una fase más operativa que es la creación de documentos. Dependiendo de la etapa del proyecto en la que te encuentres, serán de distintos tipos.
Durante la fase de construcción de inmuebles requieres escrituras, planos y permisos. Además, como los proyectos siempre tienen modificaciones los documentos, deben estar a la mano para que se hagan los ajustes.
En tal sentido, contar con una plataforma que te permita gestionar el modelo BIM te ayuda a que este proceso se realice de forma eficiente. Así ahorras tiempo y los resultados se facilitan.
Una vez que los inmuebles están construidos, los documentos que requerirás crear son contratos de compraventa o de renta. Todo depende del tipo de actividad que realices. También manejarás recibos de cobro y pago de servicios o facturas.
Todo esto se puede realizar con plataformas digitales como Documentos de PlanOK. Con ella, la gestión documental de tu empresa se facilita y se automatizan muchos procesos.
Sin duda, un aspecto crítico en la gestión documental es la fase de trámites, en tal sentido se deben cumplir todos los requisitos para el acceso a los documentos. Para ello, cuando se han automatizado los registros se necesitan permisos.
Por ello, tener claro quiénes pueden o deben tener acceso a los documentos es crítico. Por otro lado, al perfeccionar la gestión documental con la experiencia que tienes y normativas como la Norma ISO 15489 consigues mejorar este proceso.
En todo caso, la función de la gestión documental es registrar los procesos administrativos seguidos en tu empresa. Esto debe ser tenido en cuenta, al realizar los trámites.
En especial, porque también implica consecuencias administrativas y jurídicas. Así como impacta en la eficiencia y rentabilidad de tu negocio.
De poco sirven los pasos anteriores si los documentos no están disponibles para quien los requiera. Así que el proceso de organización es crucial para la administración.
De esta forma permite recuperar la información de manera rápida y eficiente. Esto es importante tanto si los documentos son requeridos para un trámite legal o permiso, como si son necesitados para cerrar una operación comercial.
Además, el tiempo que ahorras en el proceso permite que tus equipos se centren en la gestión comercial. Esta es clave para la recuperación de la inversión. Así avanzas más rápido y generas satisfacción en tus clientes, propietarios e inversionistas.
Otro aspecto a considerar llegado a este punto es el ciclo de vida de un documento. Algunos datos son requeridos a largo plazo y otros no tanto. Por ello, existe lo que se conoce como archivo muerto.
Este se refiere a qué documentos ya no serán requeridos y pueden ser desechados pasado un cierto tiempo. Sin embargo, debes tener en cuenta que esta es una decisión delicada porque tus archivos dan cuenta de tu gestión administrativa.
La ventaja es que en el caso de la gestión en la nube, estos documentos pueden ser preservados, ya que el espacio que ocupan no es un problema. Así evitas perder información.
Al finalizar un proyecto, te encuentras con la decisión de cuáles documentos preservar y cómo valorarlos. Dependiendo del tipo de proceso que estés realizando, tendrás que considerar cuáles son relevantes.
Esto afecta no solo al presente sino al futuro. Al perfeccionar la gestión documental, te corresponde valorarla y mantener en archivo todo lo relevante en relación con la información.
Cuando te interesas en perfeccionar la gestión documental de tu empresa, te conviene elegir al mejor aliado. Uno que pueda ser tu partner ideal para optimizar tus procesos de archivo y recuperación de información.
Por ello, desde PlanOK queremos mostrarte las ventajas que te ofrece nuestra plataforma. Una vez planificada tu gestión documental, nuestro sistema te ayuda a organizar, almacenar, mantener y distribuir la información relevante de tu empresa.
Además, nuestra plataforma permite la colaboración de todos los involucrados y te ofrece un control de versiones. Esto agiliza el trabajo y evita confusiones y retrabajos, permitiendo que puedas elegir el documento correcto de forma sencilla.
Con Documentos de PlanOK puedes cargar y descargar fácilmente todo tipo de información: planos, boletas de garantía, patentes, permisos y contratos, entre otros.
Por otra parte, notifica de forma automática a los involucrados pertinentes cuando se carguen nuevos documentos. Así mismo, puedes contar con soporte 24/7 facilitando el trabajo de todos.
Adicionalmente, a la gestión documental con PlanOK encuentras potentes servicios para tu inmobiliaria o constructora. Ponemos a tu disposición más de 20 años de experiencia de transformación digital en el sector.
En síntesis, para perfeccionar la gestión documental de tu empresa requieres tener claridad de la información que manejas y necesitas para tu negocio. Entonces estás listo para incorporar tecnología en el proceso.
En PlanOK queremos ser tus aliadas en la gestión de tu información de tu negocio. Por ello, te invitamos a solicitar una demostración gratuita de Documentos. Nuestro sistema te ayuda a la organización y transferencia de escritos, registros y otros.
Con Documentos todos tus “papeles” estarán disponibles en la nube al alcance de tus dispositivos en un par de clics. Amplía la agilidad y colaboración de tu negocio con esta herramienta y consigue tus objetivos comerciales.
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