La Gestión de Documentos Asegura el Éxito de tus Actividades Y la Tecnología Puede Ayudarte con ello. Descubre cómo en Este Blog.
Se conoce como gestión de documentos a los procedimientos que controlan el ciclo de vida de la información. Abarca desde su obtención, es decir, cuando se crean u obtienen, hasta su disposición final cuando se archivan o eliminan.
En el sector inmobiliario los documentos forman una parte importante del proceso de servicio. Cada venta, renta o traspaso necesita estar perfectamente soportado en registros que validen la transacción.
En un solo proceso de compra se pueden generar un buen volumen de soportes, de los cuales ninguno es despreciable. Cada uno valida el trato, por eso tenerlos controlados, organizados y asequibles en plataformas tecnológicas es de gran importancia para ti y el cliente.
El objetivo de la gestión de documentos es garantizar la disponibilidad, integridad y confidencialidad de la información generada. La mejor forma de conseguirlo es a través de softwares especiales que gestionen esos datos.
Dichos sistemas se especializan en organizar documentos. Su diseño tiene como fin simplificar tus tareas y brindarte un soporte seguro y organizado de tus archivos. Eso, además de facilitar tu trabajo, minimiza costos, aporta datos importantes para las ventas y, en conjunto, te ayudan a ofrecer un mejor servicio.
Como seguramente ya sabes, existen muchos programas de este tipo. Ahora, para inmobiliarias y constructoras, los mejores serán los que reúnan las características que te mencionamos a continuación.
El mejor programa de gestión de documentos será en el que consigas archivar, procesar y sistematizar información de manera sencilla. Siempre será más práctico un programa en el que realices muchos procesos con la mínima cantidad de comandos.
Prefiere sistemas con una interfaz intuitiva que cualquier operador pueda manejar. Recuerda que el objetivo es facilitar las actividades. Cuando compras sistemas complejos pierdes tiempo aprendiendo cómo usarlo y seguramente, al final, nunca lo aprovecharás al 100%.
Uno de los mayores beneficios de los sistemas de gestión de documentos es tener toda la información en un solo lugar. Esa ganancia es aún mayor cuando en un mismo sistema también puedes compartir, editar y visualizar en tiempo real.
Con programas especializados como Gestión Documental DTP eso es posible. Él atiende las necesidades de gestión documental de las constructoras e inmobiliarias. Además ofrece la opción de trabajo on line para modificar y visualizar en tiempo real los datos desde cualquier lugar.
Además de almacenar datos, también debes buscar un sistema que permita la descarga de información. En diversas situaciones habrá momentos en los que necesitarás tener esos datos guardados en tus dispositivos o enviarlos por correo.
Siempre es bueno que el software que uses te permita esa opción.
Los planos son un tipo de documento importante en proyectos de construcción e inmobiliarios. El problema con ellos es que suelen ser archivos muy grandes y pesados o que requieren aplicaciones especiales para visualizarlos.
Para evitar complicaciones, lo recomendable es usar programas capaces de soportar ese tipo de archivos. Especialmente cuando trabajas en el sector construcción. Poder acceder y compartir planos es esencial para las operaciones.
Cuando instalamos un sistema nuevo y estamos aprendiendo cómo operarlo es normal necesitar apoyo. En tus primeras veces puede ocurrir que cometas errores como desaparecer archivos, borrar documentos, bloquear accesos, etc.
Todo eso es entendible. A veces no sabrás cómo resolverlo y para esos momentos lo mejor es contactar con los desarrolladores del software. Ellos podrán guiarte y apoyarte en cualquier inconveniente que surja con el programa.
Entonces, cuando estés eligiendo, asegúrate que el proveedor del software ofrezca asistencia y soporte para ti y todos los involucrados en el proyecto.
Estamos en una era digital donde los archivos físicos están casi en desuso. Primero porque ocupan mucho espacio y segundo porque existe mayor probabilidad de errores.
Cuando llevas documentos en físico puedes equivocarte y muchas veces perderás todo el trabajo. Con los programas digitales eso no pasa, porque corregir un error suele ser tan sencillo como activar un comando.
Actualmente, la tecnología digital es tan importante para una empresa que su crecimiento va de la mano con la implementación tecnológica. Su uso es positivo para los procesos de trabajo principalmente porque aumenta la productividad.
Eso garantiza un uso más eficiente de la información, ayudando a reducir costos, ahorrar tiempo, asegurar datos y centralizar actividades.
Además, las empresas que invierten en tecnología generan una buena impresión en sus clientes. El comprador percibe que se trata de una inmobiliaria moderna que le garantiza mayor control y organización de sus datos.
Debes preocuparte por consolidar procesos de trabajo en los que se cumpla el ciclo de vida de la información. Para eso la mejor opción es establecer metodologías que permitan una gestión de documentos efectiva.
El método más recomendado para conseguirlo se basa en el uso de herramientas tecnológicas. Programas especialmente diseñados para gestionar todos los documentos de las inmobiliarias y constructoras.
Los mejores programas para este trabajo son los que consigues en PlanOK . Entre sus funciones, además de almacenar datos, podrás editar, compartir, asignar tareas, visualizar en tiempo real cambios, descargar archivos, etc.
Si te interesan los sistemas de gestión de documentos digitales, contactanos.
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