Descubre Cómo La Tecnología Te Ayudará a Planificar e Implementar La Gestión Documental en Tu Inmobiliaria o Constructora, Ahorrando Tiempo y Dinero.
La gestión documental segura y eficiente es uno de los pilares fundamentales para el éxito en el rubro inmobiliario y de construcción. Es uno de los pasos necesarios para profundizar la transformación digital que ya está en marcha en todo el mundo.
En este artículo conocerás las estrategias que te permitirán impulsarla dentro de tu estructura mediante la planificación adecuada y la combinación de herramientas tecnológicas vanguardistas.
Debes administrar permisos de obra, contratos de alquiler, planos, legislaciones y normativas, prospectos de venta y mucho más. En el rubro inmobiliario y de la construcción se requiere una gestión documental ágil y bien organizada.
Cada interacción con los clientes debe quedar registrada. Para ello necesitas poder utilizar todos los recursos disponibles: desde archivos de texto y fotografías digitales a simulaciones en 3D o realidad virtual.
La característica más relevante de estos tiempos es la capacidad multimedial de un entorno y su accesibilidad. Es decir, que mucha de la información que se adicione a tu gestión documental será provista por los usuarios mediante una plataforma.
La solución que elijas, debe estar sustentada con la tecnología que te permita realizar la carga, almacenamiento y preservación de toda la información de manera segura.
Todo deberá estar disponible en línea para la consulta de tus clientes y áreas de trabajo correspondientes mediante una interacción fluida.
Para tener éxito en esta importante labor, debes planificar las estrategias de acción necesarias, implementarlas, darles seguimiento y luego realizar las mejoras que correspondan.
A continuación desarrollaremos algunas de ellas para que puedas tomar conocimiento de las acciones a seguir.
Debes planificar el circuito documental completo para cada uno de los procesos, evaluando su importancia funcional y técnica. Generalmente, el desarrollo de esta estrategia se divide en tres etapas:
Una vez seguido cada uno de estos pasos, será necesaria la elaboración y diseño de los formularios, carpetas, documentos, análisis de procesos y su registro en el sistema de gestión documental.
El sistema deberá contar con varios niveles y la relación entre los recursos almacenados en cada uno de ellos también debe ser estimada.
La producción documental pondrá su foco en el método de carga más adecuado para cada tipo de material y el formato de reproducción óptimo para él.
En cuanto al material físico existente, esta acción garantizará que la digitalización del material posea la calidad deseada en cada pieza de la información procesada.
Para ello se debe revisar la normativa vigente a fin de que se respeten los estándares tabulados y los documentos preserven su validez legal.
La tendencia global te acompañará en este paso evolutivo, pues la mayoría de los entes públicos y privados se sumó a la transformación digital y cada día se crean nuevas soluciones, prácticas y seguras.
Entre los más novedosos desarrollos se encuentran las firmas y certificaciones digitales. Los mismos reportan grandes beneficios como el ahorro de espacio físico, tiempo de gestión y una reducción de costos importante.
Una empresa que cumple los requerimientos para obtener una firma digital por lógica será una empresa confiable para los clientes. De allí que, sin lugar a dudas, será la que recomienden a sus conocidos para realizar negocios.
Ya que cuentes con la información, deberás definir los pasos a seguir para asegurarla. Es decir, la forma en que ingresó, su formato y estructura, finalidad y área competente para resguardarla.
Todo deberá seguir los más estrictos estándares, pero deberá conservar la capacidad de volverse disponible de manera sencilla e intuitiva cuando se requiera la misma.
La tramitación y gestión documental parte de la necesidad de consultar una información determinada. Puede tratarse de un cliente, un contratista o los propios colaboradores de la empresa.
Es fundamental en esta etapa crear un lineamiento de acción claro para cada trámite y los permisos de acceso con los que contará.
Aquí es donde los niveles planificados y las interacciones serán importantes. El éxito de la planificación se podrá evaluar en función del grado de flexibilidad en los parámetros establecidos para la colaboración.
La organización y disposición de los documentos debe proveer la seguridad necesaria para evitar una filtración indebida. Sin embargo, a la vez también debe interrelacionarse con múltiples áreas, tanto internas de la empresa como externa.
Esta coyuntura puede resolverse con reglas de seguridad aplicadas al acceso de cada usuario dentro de un proyecto o área determinada a los datos.
Cada acción dentro de la plataforma debe dejar un registro que permita el seguimiento y la trazabilidad total. Y, por supuesto, ofrezca la actualización de la información disponible en tiempo real.
Por ejemplo, un cliente que extravía y renueva su identificación, debe poder cargarla en el sistema de gestión documental sin perjuicio de la información existente.
El sistema debe emitir una alerta a las personas, áreas o integrantes de los proyectos afectados en esa relación sobre este nuevo documento.
La potencia de un CRM es la herramienta tecnológica ideal para hacerlo.
Permite la planificación y la creación de un modelo complejo de administración de la información que a simple vista lucirá sencillo Asigna a cada usuario un rol, los accesos y los permisos pertinentes.
Respecto del almacenamiento, según las políticas de la empresa respecto de su seguridad de datos, podrá hacerlo físicamente en un lugar establecido para ello. El espacio deberá contar con la capacidad de escalar su crecimiento en el tiempo.
Otra opción disponible es el almacenamiento en la nube. La principal ventaja de esta solución es que el acceso a la información será más rápido en línea.
Tu empresa podrá generar oportunidades de negocios en diferentes ciudades, incluso países, centralizando toda la información en un solo sitio, el cual estará debidamente resguardado.
La respuesta a cada solicitud de los usuarios de la plataforma de gestión documental, ya sean internos o externos, será más fluida.
La transferencia en la gestión documental prevé los recursos necesarios para que la información sea recibida, catalogada, preservada y compartida de manera correcta.
Muchas acciones de gestión y transferencia documental podrán ser programadas y automatizadas. De acuerdo con un procedimiento, calendario y avisos, se pueden crear alertas para los usuarios de una misma área o englobados en una relación comercial.
Como mencionamos más arriba, la capacidad de trazabilidad es muy importante. Resulta necesaria para el seguimiento de los responsables y la derivación de un recurso documental o profesional para atender una solicitud.
Toda la gestión documental dependerá de la correcta preservación. Para ello, se deben crear las directrices necesarias y aplicarlas.
Es muy importante en este punto que el acceso a la información documental se encuentre debidamente restringida a las personas específicas. Según sea la necesidad y el caso, se crearán los permisos correspondientes, los cuales podrán ser temporales o permanentes.
La valuación de la documentación, si bien es intrínseca, será analizada y proyectada cuidadosamente porque cada dato forma parte de un inmenso árbol de información.
Esta estructura es la que brinda el respaldo imprescindible a cada una de las partes en las operaciones. Desde la más sencilla a la más compleja.
Como ya mencionamos, la multiplicidad de perfiles que requiere la gestión documental, tareas y permisos deben planificarse y ejecutarse estratégicamente.
Desde el punto de vista del hardware, en la actualidad contamos con infinidad de dispositivos de producción y comunicación con gran capacidad operativa.
Nos referimos con producción a todos aquellos elementos que luego serán destinados a la digitalización de documentación física o ingreso de la misma.
Y entendemos por comunicación a los avances técnicos que permitirán que la información sea respaldada, accesible para su carga y descarga segura.
Un software CRM se presenta como la solución más rentable y viable. integrará cada uno de los avances disponibles y permitirá luego la mejora continua.
Si, sumado a esto, fue desarrollado por profesionales experimentados en el mercado inmobiliario y de la construcción, será mucho mejor aún.
El desarrollo tecnológico ofrece una gran variedad de recursos para resolver cada aspecto que necesitemos. Pero, el expertise y la personalización sólo pueden lograrse, si se conocen las necesidades de cada uno de los actores involucrados en una relación comercial.
El CRM es flexible, pero también robusto y ágil en cada una sus funcionalidades. Es multiplataforma, por lo cual aprovechará cada dispositivo tecnológico conectado para incrementar sus funcionalidades.
Deberá contar con una interfaz intuitiva y podrán aplicarse en él las reglas específicas para cada nivel de acceso e interacción entre los usuarios.
Toda la actividad podrá ser monitoreada, actualizada y analizada por los responsables de la toma de decisiones. Estos reportes permitirán la mejora de cada uno de los circuitos de tareas.
En el contexto actual, más que una opción, la gestión documental mediante un software y herramientas tecnológicas se ha convertido en una necesidad. Pero no es una decisión que puedes tomar a la ligera.
Debes planificar cuidadosamente y de manera estratégica la estructura documental para que luego pueda reportar el beneficio esperado.
El mundo ha comenzado una profunda transformación digital. Y todos aquellos que sepan cómo capitalizar sus ventajas mejorarán notablemente sus entornos de trabajo y tendrán acceso a nuevas oportunidades.
Es preciso contar con el apoyo de profesionales experimentados para desarrollar una plataforma integral eficiente, segura y confiable. Una que pueda atender a cada necesidad, consulta y solicitud con fluidez.
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