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Paperless: Tendencia en la gestión de renta inmobiliaria

Paperless es una tendencia que toma fuerza en el sector inmobiliario, caracterizado por una gran gestión documental. Simplificar procesos de documentación y digitalizarlos es algo de lo mucho que trae esta tendencia para ti o tu inmobiliaria. 

Si quieres saber de qué se trata esta tendencia, entonces debes leer esto. Quédate en la lectura. 

Antes de avanzar, te dejamos un video con información importante para la digitalización de la gestión de renta de inmuebles: 

¿Qué significa Paperless?

Paperless traduce al español “menos papel”.  Es una tendencia aprovechable en diferentes sentidos y que en cada uno de ellos representa ventajas para las empresas. 

Por un lado, reducir la cantidad de papel te llevará a minimizar el gasto en este recurso. También te llevará a ser más amigable con el medio ambiente y a optimizar tu gestión. La idea es que los documentos se digitalicen para tener un respaldo y facilitar el acceso a ellos donde y cuando lo necesites. 

Asimismo, la tendencia de menos papel te facilita la modificación de documentos. Una tarea realmente compleja, por no decir que imposible, cuando solo cuentas con material impreso. 

¿Cómo aplica la tendencia paperless en la gestión de arriendos?

En la gestión inmobiliaria, y más específicamente en la de arriendos de inmuebles, la tendencia significa mucho. Para los administradores de propiedades en alquiler el manejo documental es demandante. Entre contratos, pólizas, documentos de candidatos y más, su gestión se hace compleja. 

El hecho de pasar al plano digital los documentos y el papeleo de inmuebles, optimiza de por sí diferentes procesos. Algunos de estos son los de estudio de los mejores candidatos, correcciones y prórrogas de contratos, envío de documentos, gestión de morosidad y más. 

La gestión documental en físico resta tiempo productivo y valioso que se podría usar en labores de mayor beneficio para el negocio. De allí que Paperless se convierta en una tendencia acogida en el mundo inmobiliario por sus múltiples ventajas. 

Beneficios de la tendencia Paperless en la gestión de renta

Tal como lo comentamos, son muchas las maneras en que se aplica Paperless en la gestión de arriendos inmobiliarios. A su vez, en sus múltiples casos de aplicación, trae beneficios: 

Menores costos

Las empresas gastan un promedio de 10 mil hojas de papel al año, alrededor de 20 resmas de papel, según un estudio presentado por la revista Empresarial y Laboral. Esto significa un aproximado de $74.000 pesos chilenos o $400.000 pesos colombianos anuales. 

Ahora, a lo anterior se sumarían los costos de electricidad, insumos de impresión, mantenimiento de impresoras y tiempo del equipo de trabajo al imprimir. Sin contar el mantenimiento de archivos y el espacio de almacenamiento, lo cual unido a lo demás llega a representar el 3% de los ingresos de una empresa. 

Desde el punto de vista ecológico, también hay un efecto negativo del uso del papel. Se trata de los recursos no renovables que se invierten en la producción de papel. Entre ellos, agua, petróleo, árboles y energía. 

De manera que, aplicar Paperless reduce costos en tu negocio de renta de bienes raíces, pero también minimiza los altos costos para el medio ambiente.  

Mayor control de la información

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Sin duda, entre los grandes beneficios de Paperless para el negocio de renta de inmuebles está el control sobre la información. Como sabemos en esta actividad existe un gran volumen de datos sensibles que de no ser tratados digitalmente se exponen a: 

  • Pérdida o daño por siniestros como incendios, inundaciones o robo.
  • Acceso por personal no autorizado.
  • Alteración, fraude o extravío. 

En contraparte, la digitalización que propone como solución la tendencia Paperless ayuda a tomar el control verdadero sobre la información. Ello es posible porque permite: 

  • Controlar los permisos de acceso de los documentos.
  • Generar cambios online.
  • Acceder a la información cuándo y dónde se necesita. 
  • Editar documentos y archivos fácilmente.
  • Compartir los documentos con quien se necesita.
  • Buscar y hallar la información de modo intuitivo y rápido.
  • Organizar, depurar y segmentar la información.
  • Evitar errores en los documentos editados.
  • Dedicar más tiempo al análisis de la información.

Como ves, Paperless es una tendencia ventajosa que trae beneficios para tu gestión inmobiliaria y para el planeta. Destaca por ser una marca ecofriendly y por una mayor efectividad en la administración de rentas. 

Si ya te has decidido a hacer el cambio, entonces es momento de que conozcas la solución tecnológica de PlanOK que te llevará a hacerlo. 

Conclusiones

Paperless es una tendencia que se aplica al negocio inmobiliario para reducir los documentos en papel y pasarlos a medios digitales. Optimiza la gestión de arriendos porque facilita el acceso a la información y reduce riesgos. Además, ayuda a ser marcar ecofriendly. 

Ello a su vez trae beneficios para la administración de propiedades en arriendo: menores costos y mayor control de la información. 

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