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DTP: La plataforma que los grandes del retail escogen para llevar su documentación

En un medio cada vez más digitalizado y veloz, mantener la información de los procesos al día es esencial para poder llevar un buen ritmo de trabajo mientras se conocen en tiempo real los detalles de cada operación. Buscamos que nuestros clientes puedan avanzar con el mejor ritmo posible sin descuidar su documentación. Es por eso que en PlanOK desarrollamos DTP (Gestión Documental), una plataforma especializada en centralizar documentos y entregar accesibilidad instantánea a toda la información necesaria en las industrias del retail, la inmobiliaria y la construcción.

Ya presente en Chile, Perú y Colombia, DTP recopila todos los datos de nuestros partners para que tengan un acceso controlado y fluido mientras mantienen su información organizada y protegida. Además, permite compartir los archivos de forma personalizada para cumplir con los requerimientos de cada solicitud.

DTP es versátil y adaptable a las necesidades de cada organización, tal como indica la Ejecutiva de Implementación y Capacitación de PlanOK, Michelle Asenjo: “las organizaciones ocupan el sistema para distintas funciones, centralización de documentos y planos que se puedan gestionar en las distintas fases constructivas, aprobaciones de RDI, aprobaciones de facturas, habilitación y gestión de locales comerciales en el caso del retail”.

Uno de los principales beneficios que ofrece DTP es que un usuario puede determinar las condiciones y documentos que comparte con personas externas o internas a su organización. Visualizar las carpetas y archivos on-line y en tiempo real, recibiendo notificaciones y permitiendo un orden de distintos elementos que es crucial para organizar y cuidar la información, aspectos que hoy sin duda son una preocupación esencial para las organizaciones.

Helen Chavarry, Coordinadora de Arquitectura Retail de Real Plaza, Perú, comenta que “En nuestra experiencia como Real Plaza, PlanOK nos ha entregado tres beneficios. Partiendo porque ahora tenemos la información de nuestros proyectos en un sólo lugar. Además, la información no es accesible únicamente para los colaboradores de Real Plaza, sino que para clientes de manera personalizada. Por último, tenemos trazabilidad de los proyectos, antes no sabíamos cuando enviamos la información y cuando contestaba un cliente, ahora con PlanOK está todo registrado con fechas”.

Ya existen diversas empresas de retail a lo largo de Latinoamérica que confían en PlanOK y que cuentan con su implementación. Además de Chile, Gestión Documental está presente en Perú a cargo de Jockey Plaza, Real Plaza, Parque Arauco y Mall Plaza. Mientras que en Colombia, la plataforma sustenta las líneas de Mall Plaza y Parque Arauco.

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Mesa de Ayuda PlanOK: Una atención cercana y oportuna en todo momento

mesa de ayuda pok

Con el objetivo de brindar un servicio integral y rápido a sus clientes, en PlanOK contamos con una Mesa de Ayuda Latam que atiende y resuelve dudas y requerimientos en el proceso de adquisición o administración de cualquier plataforma. Esta área cuenta con un grupo de profesionales altamente capacitados para canalizar inquietudes y encontrar las soluciones en el menor tiempo posible. 

La Mesa de Ayuda (MDA) de PlanOK tiene como misión atender y dar solución, de modo autónomo o con apoyo del área técnica, a consultas y requerimientos; cargar nuevos proyectos y/o estructuras de clientes que ya se encuentren implementados; realizar seguimiento de las solicitudes de soporte de los clientes en la herramienta de gestión de soporte y mantener un adecuado flujo de información sobre avances en solicitudes de soporte realizadas a través de los canales oficiales.

Un ámbito fundamental de nuestra MDA es que tenemos un acuerdo con nuestros clientes sobre los tiempos de atención, lo que nos permite establecer las horas de respuesta para una atención oportuna y eficaz, con la calidad de PlanOK. 

Service Level Agreement 

  • 2 hrs: margen de tiempo para asignar requerimiento
  • 3 hrs: margen de tiempo hasta primera respuesta, luego de ser asignado el requerimiento
  • 18 hrs: margen de tiempo hasta resolución sin cliente
  • 36 hrs: margen de tiempo hasta resolución escalada

Para la correcta gestión de las solicitudes y consultas, la compañía pone a disposición cuatro canales de comunicación oficiales. El primero es un formulario que se encuentra habilitado en cada sistema 24/7 y los 365 días del año, el cual genera un ticket de atención cada vez que se envía una solicitud. Existe un procedimiento en el que el pedido es tratado por un ejecutivo de PlanOK, quien enviará notificaciones al cliente cada vez que se genere una actualización del estado del pedido. 

Un segundo canal es el correo electrónico, también disponible durante todo el año en todo momento, y que tiene un funcionamiento similar al del formulario respecto de la forma en que el requerimiento es tratado por parte de la empresa. Un aspecto importante es que existe una dirección de contacto específica para cada área: 

Las mismas condiciones aplican para quien decida contactarse a través de nuestro sitio web, el cual cuenta con accesos directos para cada una de las áreas que puedan ser requeridas por los clientes: 

Finalmente, PlanOK pone a disposición diversas líneas telefónicas para dar soporte a los requerimientos de sus clientes. Además de la Mesa Central (+56 2 24396900), existe un número específico de cada área: 

Documental (Licitaciones/DTP/ET/Pinwin)

  • DTP (Chile) +56 2 29382607
  • LicitaOK (Chile) +56 2 29382506
  • DTP (Colombia) +57 1 5088122
  • DTP (México) +52 55 53508752
  • DTP (Perú) +51 1 7018615

PVI Latam 

  • Chile +56 2 29382500
  • Perú +51 1 7018854
  • Colombia +57 1 5088122

GCI Latam

  • Chile +56 2 28973491
  • Perú +51 1 7018608

Nuestros ejecutivos PlanOK se encuentran disponibles de lunes a jueves entre las 9:00 y las 18:00 hrs., mientras que los viernes el horario es de 9:00 a 17:00 horas. 

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