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Usa tecnología para la documentación de proyectos

Documentación de proyectos: ¿Por qué implementar la mejor tecnología?

La documentación de proyectos permite realizar el seguimiento de procesos durante el desarrollo inmobiliario. Sin embargo, el volumen de escritos, formato y planillas es considerable, por ello se realiza de mejor forma usando tecnología.

En este artículo te comentamos acerca de la importancia de documentar de forma ordenada cada fase del proyecto. Además, te mostramos una herramienta digital que te ayuda a que este proceso sea ágil y fluido.

Importancia de la documentación de proyectos en el sector

Un proyecto inmobiliario implica muchos procesos, cada uno de los cuales involucra documentos. Todos deben ser archivados correctamente para que sea fácil encontrarlos cuando sean solicitados.

Puede pasar que en algún momento los inspectores, alcaldías, instituciones, bancos, socios y clientes, entre otros, soliciten  la documentación de proyectos. Por ello es fundamental que todo tenga fácil acceso.

En la etapa de construcción, la consecuencia de errores en la gestión documental implica que se paren las obras y se puedan sobrepasar los presupuestos. De manera que es fundamental tener a disposición toda la información para que el proceso avance de la mejor forma.

Así los proyectos se culminan dentro de los cronogramas y se puede proceder a la fase de venta. De manera que cuando cuidas la gestión documental estás impulsando tu negocio.

Beneficios de la documentación de proyectos inmobiliarios


Tu empresa inmobiliaria se beneficia ampliamente de la documentación de proyectos. Al atender este proceso se agilizan trámites y se evitan errores. Sin embargo, su manejo de forma manual suele ser engorrosa.

Por ello conviene contar con una herramienta digital que permita que la gestión documental inmobiliaria sea más ágil. Además, pones la información al alcance de los involucrados. Pero miremos más en detalle las ventajas de hacerlo.

Brinda a los equipos acceso fácil y oportuno a la información

La documentación de proyectos es necesaria y no suficiente a menos que tus equipos tengan acceso a la información. Por ello, es fundamental que cada uno de tus colaboradores puedan localizar y consultar los datos.

Por esta razón te conviene contar con un sistema que permita que tu personal pueda acceder a los documentos en línea. De esa manera cada uno de ellos puede gestionar su requerimiento sin demoras.

Además, tus clientes, acreedores o inspectores podrán resolver de forma más rápida y eficiente sus requerimientos de documentos. Esto, en definitiva, permite que tu reputación despegue y seas reconocido por la rapidez y facilidad en resolver estos temas.

Permite contar con un control de versiones

Seguramente alguna vez te ha pasado que solicitas un documento y la versión que te envían no es la correcta. Adicional a las molestias emocionales que genera, esto retrasa trámites que pueden costar dinero y tiempo.

Por ello es de suma importancia que los documentos que contenga tu archivo sean de la versión correcta. Así, al manejar en tu proceso un solo documento que se actualiza y no múltiples copias aseguras tener los datos correctos y actualizados.

Esto se puede conseguir cuando gestionas los documentos en línea. De esa forma, todos los documentos están en un mismo lugar y los cambios se realizan sobre una única versión. Aseguras con esta práctica que siempre tengas la más reciente.

Notifica a los involucrados sobre la nueva documentación

Muy probablemente tu empresa maneja múltiples proyectos y cada uno de tus colaboradores está involucrado en alguno de ellos. El volumen de la documentación y actualizaciones con los clientes suele ser muy demandante.

Sin embargo, al contar con un sistema digital que guarda en memoria quiénes son los involucrados en cada proyecto todo se hace más sencillo. De esa forma, cada vez que se actualiza o se agrega un nuevo documento ellos reciben su notificación.

En consecuencia, todos los involucrados están al día en la documentación de cada proyecto. Tal recurso les facilita el trabajo y mejora la gestión con los clientes, quienes recibirán respuesta rápida a sus requerimientos y estarán más tranquilos y satisfechos. 

No basta con tener tecnología: necesitas la mejor 

Usa tecnología para la documentación de proyectos inmobiliarios

 

Para asegurar el acceso a la documentación de proyectos requieres la mejor tecnología. En PlanOK contamos con 20 años de experiencia en el sector inmobiliario. Nuestra relación con clientes nos ha permitido diseñar la herramienta que mejor se adapta al ramo.

Por ello contamos con nuestra herramienta de Gestión Documental que te permite las mejores opciones. Nunca volverás a sufrir esperando un documento, porque la herramienta posibilita el acceso online a ellos.

Un sistema de documentación de proyectos inmobiliarios a tu medida

Al gestionar la documentación de proyectos de tu inmobiliaria requieres una plataforma amigable que se ajuste a tus necesidades. La herramienta de gestión de documentos de PlanOK es la mejor.

Con ella puedes almacenar toda la documentación y administrar los accesos para tus equipos. De esa forma siempre que tengan permisos pueden consultar los datos, desde donde quiera que se encuentren.

Lo único que necesitan es una conexión a internet e incluso podrás ver los modelos BIM desde cualquier celular inteligente. También compartir el link y hacer notas sobre el modelo. 

Por eso esta herramienta es la solución a todos los temas de gestión documental.

Conclusión

En síntesis, la documentación de proyectos resulta fundamental para lograr los objetivos de tu inmobiliaria. Por ello, es crucial atender este proceso y asegurar que esté respaldado por la mejor tecnología.

Conocedores como somos de los requerimientos del ramo inmobiliario, en PlanOK te invitamos a probar nuestra plataforma de Gestión Documental. Puedes visitar nuestra web y solicitar una demostración sin costo.

Ello te permitirá tener una experiencia de primera mano que te muestre cómo puedes tener acceso a tus documentos desde cualquier lugar. Así como lograr una gestión ágil y colaborativa para el logro de sus objetivos.

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