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Descubre las estrategias de gestión documental

Estrategias para la mejor gestión documental en el sector inmobiliario y de la construcción

La gestión documental hace posible el acceso ágil y eficaz a los documentos. Al mismo tiempo permiten su conservación el tiempo que sea necesario, resguardándolos de cualquier daño.

Ahora, para conseguirlo se deben aplicar unos principios que efectivamente logren este objetivo. Esas son las llamadas estrategias de gestión documental.

En el sector inmobiliario ellas son muy apreciadas porque simplifican muchas tareas y dan un orden a la enorme cantidad de documentos que se generan. De allí que actualmente sean tan demandados los sistemas que organizan los archivos. 

Importancia de la gestión documental para el sector inmobiliario

Aplicar estrategias de gestión documental eficiente es indispensable para cualquier organización, pero especialmente en las inmobiliarias cuyos procesos involucran grandes volúmenes de archivos y documentos. 

En la compra, venta, renta o administración de inmuebles se generan muchos soportes que validan los procesos. En una sola operación podrás tener planos, facturas, seguros, documentos de propiedad, identidad, etc. 

Entre todos ellos no existen prescindibles, todo lo contrario, cada documento es valioso porque soporta alguna transacción. Por tal razón las inmobiliarias, las constructoras e incluso los clientes valoran tanto estos soportes.

Aunque cada actor tiene un interés diferente para proteger dichos archivos, si lo hacen sin organización, producirá caos y favorecerá el extravío de documentos. 

Entonces, el trabajo de la gestión de documentos es justo ese: establecer procedimientos que aseguren el manejo seguro y eficiente de la información. 

Estrategias de gestión documental para una constructora o inmobiliaria

 Disfruta la gestión documental

Las estrategias de gestión documental son todas las acciones que tomas o estableces para controlar el ciclo de vida de la información. Es decir, los procedimientos que protegen los documentos desde que se generan hasta que se archivan o eliminan. 

Ellas pueden ser muy diversas y estar compuestas por diferentes tipos de sistemas. Por ejemplo, archivos manuales o tecnologías de gestión de documentos

Ahora, independientemente del tipo que uses, siempre va a haber una serie de estrategias que mejorarán el proceso. Ellas son las que te comentamos a continuación.

1. Planificación de la gestión documental

En este proceso se identifican las necesidades en gestión documental. Posteriormente se formulan las políticas, planes y programas de los sistemas de información. 

Para que sea efectivo, siempre se debe tener en cuenta el cumplimiento legal, funcional y técnico de crear documentos, formas y formularios. También para el análisis de procesos y su registro en el sistema de gestión. 

2. Producción de los documentos

Se basa en crear directrices que regulen cómo se producen los documentos. Se definen su formato, estructura, finalidad, área competente para realizar el trámite y otras estrategias relacionadas con la estandarización y calidad del archivo.

Para el desarrollo de todos estos procesos de producción se toman en cuenta todas las políticas y planes que se mencionaron anteriormente.

3. Trámites y gestión documental 

Las estrategias de gestión documental permiten que la información esté accesible cuando la tramitemos. Igualmente, en este proceso se garantiza que se pueda recuperar en caso de extravío, por ejemplo, cuando se pierden archivos físicos.

Lo que siempre se debe procurar es brindar una respuesta oportuna y positiva a las solicitudes de información de los usuarios. 

4. Organización y disposición de los documentos

Con esto se garantiza la correcta organización e identificación de los archivos para su correcta ubicación y consulta. Esta estrategia involucra todo lo relacionado con la clasificación, ubicación, orden y descripción del documento durante su proceso de producción.

Realizar correctamente estas tareas simplifica otras actividades como la transferencia de los archivos. 

5. Transferencia documental

Es necesario crear procedimientos que estandaricen y aseguren las actividades de transferencia. Básicamente, lo primordial es mantener segura la información, evitando pérdidas de archivos o filtraciones de información a donde no se debe. 

Ello se consigue creando estructuras de verificación y validación que protejan los accesos y transferencias de datos. 

6. Preservación y valuación de los documentos

Independientemente de las acciones aplicadas a los archivos durante su gestión, siempre se deben establecer estándares para garantizar su preservación en el tiempo. 

Algunas acciones que ayudan a ello son:

  • Elaborar inventarios. 
  • Establecer métodos de selección documental.
  • Utilizar herramientas tecnológicas automatizadas de gestión documental.
  • Mantener actualizados todos los registros

En todas estas tareas, las herramientas tecnológicas son una valiosa y gran ayuda. 

Plataformas tecnológicas y gestión documental

 

 

Usa plataformas y tecnologías de gestión documental

Establecer actualmente sistemas de gestión documental en tu inmobiliaria es muy fácil. Basta con instalar un software que haga el trabajo por ti. Aunque podrías llevarlo manual, la tecnología simplifica todo y reduce el porcentaje de errores. 

Estos programas especiales sirven para almacenar y compartir información. También para llevar una trazabilidad o simplemente para tener un soporte seguro de fácil acceso en la nube. 

Gestión Documental (DTP) es el mejor ejemplo de este tipo de programas. Se trata de una plataforma amigable donde puedes ordenar la información. 

Ella establece sistemas de control simple que permite compartir información y regirse por criterios y atributos que define el administrador. Además, mantiene controles de todas las versiones del documento. 

Una de las ventajas más destacadas de este sistema es que te permite el acceso a tus archivos en todo lugar y momento, siempre que tengas conexión a internet. 

Conclusión 

Las estrategias de gestión de documentos te ayudarán a llevar un control más exhaustivo de la información de tu inmobiliaria. Eso es un gran beneficio puesto que en este tipo de negocios se generan grandes cantidades de soportes.

Entonces, mantener archivos organizados es indispensable para optimizar procesos. Y, aunque los archivos y controles físicos son importantes, se ha demostrado que tienen sus desventajas y pueden fallar. 

Lo mejor es apoyarte en la tecnología. Aprovecha los beneficios de sistemas para gestión inmobiliaria como los que ofrecemos en PlanOKk

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Tecnología y gestión de documentos en el sector inmobiliario

Se conoce como gestión de documentos a los procedimientos que controlan el ciclo de vida de la información. Abarca desde su obtención, es decir, cuando se crean u obtienen, hasta su disposición final cuando se archivan o eliminan. 

En el sector inmobiliario los documentos forman una parte importante del proceso de servicio. Cada venta, renta o traspaso necesita estar perfectamente soportado en registros que validen la transacción. 

En un solo proceso de compra se pueden generar un buen volumen de soportes, de los cuales ninguno es despreciable. Cada uno valida el trato, por eso tenerlos controlados, organizados y asequibles en plataformas tecnológicas es de gran importancia para ti y el cliente.

¿Qué se necesita para una gestión de documentos eficiente?

El objetivo de la gestión de documentos es garantizar la disponibilidad, integridad y confidencialidad de la información generada. La mejor forma de conseguirlo es a través de softwares especiales que gestionen esos datos. 

Dichos sistemas se especializan en organizar documentos. Su diseño tiene como fin simplificar tus tareas y brindarte un soporte seguro y organizado de tus archivos. Eso, además de facilitar tu trabajo, minimiza costos, aporta datos importantes para las ventas y, en conjunto, te ayudan a ofrecer un mejor servicio. 

Como seguramente ya sabes, existen muchos programas de este tipo. Ahora, para inmobiliarias y constructoras, los mejores serán los que reúnan las características que te mencionamos a continuación. 

Disponer de una plataforma flexible y amigable

 Aprovecha plataformas de gestión de documentos

El mejor programa de gestión de documentos será en el que consigas archivar, procesar y sistematizar información de manera sencilla. Siempre será más práctico un programa en el que realices muchos procesos con la mínima cantidad de comandos.

Prefiere sistemas con una interfaz intuitiva que cualquier operador pueda manejar. Recuerda que el objetivo es facilitar las actividades. Cuando compras sistemas complejos pierdes tiempo aprendiendo cómo usarlo y seguramente, al final, nunca lo aprovecharás al 100%.

Contar con una base de datos centralizada y asequible

Uno de los mayores beneficios de los sistemas de gestión de documentos es tener toda la información en un solo lugar. Esa ganancia es aún mayor cuando en un mismo sistema también puedes compartir, editar y visualizar en tiempo real.

Con programas especializados como Gestión Documental DTP eso es posible. Él atiende las necesidades de gestión documental de las constructoras e inmobiliarias. Además ofrece la opción de trabajo on line para modificar y visualizar en tiempo real los datos desde cualquier lugar.

Facilidad de descarga de la información solicitada

Además de almacenar datos, también debes buscar un sistema que permita la descarga de información. En diversas situaciones habrá momentos en los que necesitarás tener esos datos guardados en tus dispositivos o enviarlos por correo. 

Siempre es bueno que el software que uses te permita esa opción.

Control de las versiones de los planos

Los planos son un tipo de documento importante en proyectos de construcción e inmobiliarios. El problema con ellos es que suelen ser archivos muy grandes y pesados o que requieren aplicaciones especiales para visualizarlos.

Para evitar complicaciones, lo recomendable es usar programas capaces de soportar ese tipo de archivos. Especialmente cuando trabajas en el sector construcción. Poder acceder y compartir planos es esencial para las operaciones.

Soporte y ayuda para los involucrados en los proyectos

Cuando instalamos un sistema nuevo y estamos aprendiendo cómo operarlo es normal necesitar apoyo. En tus primeras veces puede ocurrir que cometas errores como desaparecer archivos, borrar documentos, bloquear accesos, etc.

Todo eso es entendible. A veces no sabrás cómo resolverlo y para esos momentos lo mejor es contactar con los desarrolladores del software. Ellos podrán guiarte y apoyarte en cualquier inconveniente que surja con el programa.

Entonces, cuando estés eligiendo, asegúrate que el proveedor del software ofrezca asistencia y soporte para ti y todos los involucrados en el proyecto. 

La tecnología digital y la eficiencia en la gestión de documentos

Digitalización en la gestión de documentos

Estamos en una era digital donde los archivos físicos están casi en desuso. Primero porque ocupan mucho espacio y segundo porque existe mayor probabilidad de errores. 

Cuando llevas documentos en físico puedes equivocarte y muchas veces perderás todo el trabajo. Con los programas digitales eso no pasa, porque corregir un error suele ser tan sencillo como activar un comando.

Actualmente, la tecnología digital es tan importante para una empresa que su crecimiento va de la mano con la implementación tecnológica. Su uso es positivo para los procesos de trabajo principalmente porque aumenta la productividad.

Eso garantiza un uso más eficiente de la información, ayudando a reducir costos, ahorrar tiempo, asegurar datos y centralizar actividades. 

Además, las empresas que invierten en tecnología generan una buena impresión en sus clientes. El comprador percibe que se trata de una inmobiliaria moderna que le garantiza mayor control y organización de sus datos. 

Conclusión 

Debes preocuparte por consolidar procesos de trabajo en los que se cumpla el ciclo de vida de la información. Para eso la mejor opción es establecer metodologías que permitan una gestión de documentos efectiva.

El método más recomendado para conseguirlo se basa en el uso de herramientas tecnológicas. Programas especialmente diseñados para gestionar todos los documentos de las inmobiliarias y constructoras. 

Los mejores programas para este trabajo son los que consigues en PlanOK . Entre sus funciones, además de almacenar datos, podrás editar, compartir, asignar tareas, visualizar en tiempo real cambios, descargar archivos, etc. 

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