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Utiliza DTP para mejorar tu empresa

Plataforma Documentos PlanOK. La plataforma para centralizar la documentación de tu inmobiliaria

En el negocio inmobiliario y de la construcción se generan muchos documentos, manejarlos de manera eficiente necesita medidas profesionales. Soluciona este desafío en tu organización con DTP, la herramienta de gestión documental de PlanOK.

Sin importar el volumen de transacciones e interacciones, todo debe ser accesible y fácil de usar. Para esto se necesita un sistema que ofrezca actualización, seguridad y fluidez ante clientes, talento humano, etc.

Gestión de documentos es una estructura versátil que se adapta a cada empresa. Tal característica se debe a la flexibilidad con la que ha sido diseñada. De esta manera, la plataforma de documentos apalanca los objetivos de tu negocio.

¿Qué es la Plataforma de gestión de Documentos PlanOK?

La plataforma de documentos PlanOK, Gestión de Documentos , es la solución que reúne los archivos de inmobiliarias, constructoras y retail en general. Incluye diferentes tipos de registros y datos basados en múltiples sistemas.

Por ejemplo, consolida desde la información de materiales de construcción hasta diferentes diseños de ingeniería. Esto significa la cooperación entre distintos usuarios y departamentos.

La estructura flexible provee una variedad de opciones para organizar toda la documentación. La Plataforma Documentos PlanOK brinda la facilidad de crear prioridades con parámetros propios y personalizar las interacciones con el sistema.

Como la plataforma reúne la información del negocio en un solo lugar, facilita respuestas inmediatas a cualquier solicitud externa o interna.

La plataforma es además una solución tecnológica de fácil acceso y manejo digital.

Funciona como dinamizador de decisiones de clientes, proveedores, vendedores, etc., al permitir actualizaciones de todo tipo. Por ejemplo, permite cambios en legislaciones, impuestos, reformulaciones de proyectos, entre otros.

¿Cómo te ayuda la Plataforma Documentos PlanOK en tu agencia inmobiliaria?

En el negocio inmobiliario es de gran ayuda contar un sistema documental. El sistema no solo agrupa de manera eficiente todos los documentos, también ofrece salidas o aperturas que optimizan las gestiones.

El recorrido de un archivo desde su creación, diferentes modificaciones o resguardo puede ser caótico. Es decir, existen riesgos como disponer de la versión actualizada, pero que no sea accesible a las partes interesadas, entre otros.

Cualesquiera de estos fallos pueden significar perder una firma o no lograr responder las inquietudes de los clientes. Al contar con un sistema documental profesional, ya no se corren esos riesgos.

Para una agencia inmobiliaria es fundamental atender con rapidez y eficiencia a los clientes. La ventaja de este servicio es que les da un acceso manejable y adecuado de forma inmediata.

La experiencia del cliente se ve enriquecida, porque muchas de sus dudas o expectativas se ven resueltas con rapidez. Hay que agregar que además esto ocurre con un alto nivel de detalle, lejos de respuestas genéricas.

Al agilizar todos estos procesos, también agiliza la tarea de promotores y vendedores. Tienen la oportunidad de concentrarse en otras funciones, como identificar clientes potenciales con mejor información.

Dado que se pueden crear notificaciones con diferentes parámetros, el talento humano no necesita buscar una multitud de información. Por ejemplo, el cambio de estatus de una propiedad o la comunicación con un cliente pueden ser programados.

¿Vale la pena contratar la Plataforma gestión de documentos PlanOK?

 

Agrega valor a tu empresa con DTP

Contar con el Sistema Docimentos PlanOKc es agregar valor a tu organización.

Las funcionalidades de orden y control de los diferentes tipos de archivos solucionan la dispersión de material informativo. Tener todo en un lugar seguro ayuda a ahorrar esfuerzo y tiempo, lo que tiene efectos positivos en la productividad.

La documentación de cada negocio, propiedad, sea del tipo que sea, es muy amplia. Usar la solución de PlanOK da a cada área la certeza de que dispone de todo el material que necesita.

La información centralizada con este sistema garantiza que toda modificación se difunda en tiempo real. Con ello se ahorran dudas, consultas que tienen respuestas lentas o, peor aún, inexactas.

Hay que agregar que los avisos de estos cambios son diseñados para cada usuario, interno o externo. De esta manera se evitan filtraciones inadecuadas, de modo que se preserva la seguridad de la empresa y de los clientes.

El sistema permite comparar grupos diferentes de documentos. Es decir, recabar información con variables específicas que ayuden en distintos procesos.

Un ejemplo de lo anterior es identificar territorios de acuerdo con grupos de edad, movimientos de construcción o rotación de inquilinos.

¿Por qué contratar Plataforma de documentos PlanOK?

Con el sistema Documentos PlanOK se cumplen todas las condiciones para contar con un servicio centralizado y, a la vez, accesible de documentación.

Lo que se consigue, tanto en inmobiliarias como en constructoras, es un rastreo de cada gestión, cada cambio en cualquier operación. Es ganar un mapa muy detallado de las diferentes actividades, así como de quienes las realizan.

Para cada organización es el modo de eliminar la presión que conlleva fallos por extravío, daños o material documental incompleto o desactualizado.

La plataforma cuenta con consultas en tiempo real y en cualquier fase de una construcción. Es una ventaja también para propietarios, inquilinos y compradores. Todo en una escala organizada y amigable.

Conclusiones

Un servicio de documentación es un apoyo fundamental para una gestión sólida. Por lo que se necesita una organización que tenga vocación en el mundo inmobiliario y de la construcción.

Eso es lo que brinda la plataforma Documentos de PlanOK s de experiencia.

Además, cuenta con la ventaja de conocer distintos mercados al operar en Chile, Colombia y Perú con visión para Latam.

Nuestro objetivo es impulsar todas las empresas inmobiliarias y constructoras con entornos técnicos, sensibles a cada negocio. Pide tu cita y un demo gratuito en nuestra página web.

 

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CRM PlanOK. 5 Beneficios que ofrece a tu inmobiliaria

El CRM PlanOK es la solución que muchas inmobiliarias y constructoras usan en América Latina para optimizar sus procesos comerciales. Desde la gestión documental hasta las fases de postventa son mejoradas y automatizadas. 

De manera que, si necesitas una tecnología especializada en la gestión de clientes y ventas para tu inmobiliaria, este contenido es para ti. Te contamos todo lo que necesitas saber sobre nuestra solución en la nube. 

A manera de introducción, te dejamos un video en el que se explica brevemente lo que puedes hacer con PlanOK: 

https://www.youtube.com/watch?v=SzzrsYzPho0

Conoce el CRM PlanOK

El CRM de PlanOK se apoya en la tecnología Cloud, lo que da la ventaja de información actualizada y acceso 24/7 desde cualquier lugar. A su vez, permite una reducción de costos, pues no exige ampliación de la estructura tecnológica, incluye actualizaciones y se ofrece como servicio por pago. 

Además de la reducción de costos, necesaria dentro de las estrategias de crecimiento para las empresas, te permite marcar diferencias competitivas. Algunas como una mejor experiencia de cliente y mayor productividad. 

Asimismo, se especializa en el negocio inmobiliario. Es por ello que incorpora funcionalidades específicas para mejorar y automatizar tareas cotidianas y esenciales en la operación comercial del sector. 

Beneficios del CRM PlanOK

 

Ya que conoces lo que es el CRM PlanOK y sus ventajas principales, es conveniente que conozcas los beneficios. Estos son los que más aprecian y disfrutan las más de 120 inmobiliarias y constructoras que lo usan en LATAM: 

Centralización de la información

Lo primero es que con nuestro CRM PlanOK la información se recopila, almacena y procesa en una misma plataforma. Da la oportunidad de hacer integraciones con los ERP más usados (por ejemplo SAP), redes sociales, apps de mensajería instantánea (como Slack) y otros sistemas. 

Ayuda con la gestión comercial 

La información capturada, tanto por el sistema propio como por las integraciones, permite un procesamiento de los datos más inteligente y relacional. Ello ayuda a optimizar todas las etapas del funnel de ventas. 

Por ejemplo, permite la segmentación de la base de contactos para acciones oportunas y personalizadas con cada contacto. A su vez, automatiza comunicaciones, facilita envíos de documentos y permite un seguimiento de los resultados. 

Asimismo, podrás identificar oportunidades de negocio, nuevos servicios altamente competitivos, tendencias y mejores estrategias. De modo que tendrás mayor control y enfoque de los recursos invertidos para los objetivos comerciales.

Lleva un seguimiento de los leads

Los contactos que llegan por diferentes canales de comunicación como redes sociales, bots (integrados en el sitio web, redes, mensajería instantánea), sitio web y por registro manual se consolidan en el CRM PlanOK. A partir de allí comienza un seguimiento que puede consistir en: 

  • Enviar la oferta más ajustada a la necesidad identificada. 
  • Envío de cotizaciones
  • Compartir dossier de presentación de una propiedad. 
  • Enviar un  informe de rentabilidad sobre la inversión. 
  • Recepción de documentos firmados. 

Así como estas hay muchas otras acciones de seguimiento que puedes ejecutar por medio de nuestra solución tecnológica. Lo mejor es que cada una de ellas se emprenderá con un conocimiento previo de cada Lead. 

Asimismo, se determinan patrones que revelan o evidencian los Leads mejor calificados y listos para avanzar a la siguiente etapa del embudo de ventas. Ello hace que el equipo de ventas sea más productivo y efectivo. 

Brinda indicadores que te permiten el análisis de resultados

Gracias a la analítica de datos que se incorpora en la plataforma los datos se pueden relacionar y analizar para obtener el más alto valor sobre ellos. Estos se presentan de una forma amigable en reportes útiles para: 

  • Acelerar el proceso de toma de decisiones.
  • Alinear objetivos de diferentes áreas.
  • Obtener indicadores de medición sobre la inversión en el área comercial.
  • Hacer seguimiento al equipo comercial.

Los datos se guardan en la nube

facilitar acceso al CRM PlanOK

Tener los datos del CRM en la nube es otro de los beneficios que te entregamos con PlanOK. Esto es lo que permite que la información esté siempre actualizada y homogénea para todas las áreas y el equipo de trabajo. 

A su vez, brinda la seguridad de contar con un espacio virtual para el almacenamiento de la información, ya que hay menor riesgo de daño o pérdida. Por ejemplo, ante un siniestro o una falla técnica de equipos de cómputo, la información se mantendrá intacta en internet. 

Por otro lado, la capacidad de almacenamiento de los datos es más amplia, pues depende del espacio virtual que cada empresa adquiere con el plan. Asimismo, el gran volumen de datos no es un problema para el desempeño de los equipos, tal como si ocurre con un CRM in-House. 

Como ves, con el CRM PlanOK existen beneficios y ventajas que toda constructora e inmobiliaria necesita para optimizar su área comercial. Ahora, si necesitas saber más sobre cómo te ayudamos ¡Pide una DEMO gratis y pauta una cita con nuestros expertos de PlanOK!

Conclusiones

El CRM PlanOK destaca por su tecnología en la nube y funcionalidades especiales para constructoras e inmobiliarias en LATAM. Esto equivale a beneficios como: 

  • Centralización de la información
  • Ayuda con la gestión comercial 
  • Lleva un seguimiento de los leads
  • Brinda indicadores que te permiten el análisis de resultados
  • Los datos se guardan en la nube

Todos los beneficios del CRM PlanOK representan elementos altamente competitivos y diferenciadores, tales como experiencia de cliente personalizada, agilidad, productividad y reducción de costos. 

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Usa tecnología para la documentación de proyectos

Documentación de proyectos: ¿Por qué implementar la mejor tecnología?

La documentación de proyectos permite realizar el seguimiento de procesos durante el desarrollo inmobiliario. Sin embargo, el volumen de escritos, formato y planillas es considerable, por ello se realiza de mejor forma usando tecnología.

En este artículo te comentamos acerca de la importancia de documentar de forma ordenada cada fase del proyecto. Además, te mostramos una herramienta digital que te ayuda a que este proceso sea ágil y fluido.

Importancia de la documentación de proyectos en el sector

Un proyecto inmobiliario implica muchos procesos, cada uno de los cuales involucra documentos. Todos deben ser archivados correctamente para que sea fácil encontrarlos cuando sean solicitados.

Puede pasar que en algún momento los inspectores, alcaldías, instituciones, bancos, socios y clientes, entre otros, soliciten  la documentación de proyectos. Por ello es fundamental que todo tenga fácil acceso.

En la etapa de construcción, la consecuencia de errores en la gestión documental implica que se paren las obras y se puedan sobrepasar los presupuestos. De manera que es fundamental tener a disposición toda la información para que el proceso avance de la mejor forma.

Así los proyectos se culminan dentro de los cronogramas y se puede proceder a la fase de venta. De manera que cuando cuidas la gestión documental estás impulsando tu negocio.

Beneficios de la documentación de proyectos inmobiliarios


Tu empresa inmobiliaria se beneficia ampliamente de la documentación de proyectos. Al atender este proceso se agilizan trámites y se evitan errores. Sin embargo, su manejo de forma manual suele ser engorrosa.

Por ello conviene contar con una herramienta digital que permita que la gestión documental inmobiliaria sea más ágil. Además, pones la información al alcance de los involucrados. Pero miremos más en detalle las ventajas de hacerlo.

Brinda a los equipos acceso fácil y oportuno a la información

La documentación de proyectos es necesaria y no suficiente a menos que tus equipos tengan acceso a la información. Por ello, es fundamental que cada uno de tus colaboradores puedan localizar y consultar los datos.

Por esta razón te conviene contar con un sistema que permita que tu personal pueda acceder a los documentos en línea. De esa manera cada uno de ellos puede gestionar su requerimiento sin demoras.

Además, tus clientes, acreedores o inspectores podrán resolver de forma más rápida y eficiente sus requerimientos de documentos. Esto, en definitiva, permite que tu reputación despegue y seas reconocido por la rapidez y facilidad en resolver estos temas.

Permite contar con un control de versiones

Seguramente alguna vez te ha pasado que solicitas un documento y la versión que te envían no es la correcta. Adicional a las molestias emocionales que genera, esto retrasa trámites que pueden costar dinero y tiempo.

Por ello es de suma importancia que los documentos que contenga tu archivo sean de la versión correcta. Así, al manejar en tu proceso un solo documento que se actualiza y no múltiples copias aseguras tener los datos correctos y actualizados.

Esto se puede conseguir cuando gestionas los documentos en línea. De esa forma, todos los documentos están en un mismo lugar y los cambios se realizan sobre una única versión. Aseguras con esta práctica que siempre tengas la más reciente.

Notifica a los involucrados sobre la nueva documentación

Muy probablemente tu empresa maneja múltiples proyectos y cada uno de tus colaboradores está involucrado en alguno de ellos. El volumen de la documentación y actualizaciones con los clientes suele ser muy demandante.

Sin embargo, al contar con un sistema digital que guarda en memoria quiénes son los involucrados en cada proyecto todo se hace más sencillo. De esa forma, cada vez que se actualiza o se agrega un nuevo documento ellos reciben su notificación.

En consecuencia, todos los involucrados están al día en la documentación de cada proyecto. Tal recurso les facilita el trabajo y mejora la gestión con los clientes, quienes recibirán respuesta rápida a sus requerimientos y estarán más tranquilos y satisfechos. 

No basta con tener tecnología: necesitas la mejor 

Usa tecnología para la documentación de proyectos inmobiliarios

 

Para asegurar el acceso a la documentación de proyectos requieres la mejor tecnología. En PlanOK contamos con 20 años de experiencia en el sector inmobiliario. Nuestra relación con clientes nos ha permitido diseñar la herramienta que mejor se adapta al ramo.

Por ello contamos con nuestra herramienta de Gestión Documental que te permite las mejores opciones. Nunca volverás a sufrir esperando un documento, porque la herramienta posibilita el acceso online a ellos.

Un sistema de documentación de proyectos inmobiliarios a tu medida

Al gestionar la documentación de proyectos de tu inmobiliaria requieres una plataforma amigable que se ajuste a tus necesidades. La herramienta de gestión de documentos de PlanOK es la mejor.

Con ella puedes almacenar toda la documentación y administrar los accesos para tus equipos. De esa forma siempre que tengan permisos pueden consultar los datos, desde donde quiera que se encuentren.

Lo único que necesitan es una conexión a internet e incluso podrás ver los modelos BIM desde cualquier celular inteligente. También compartir el link y hacer notas sobre el modelo. 

Por eso esta herramienta es la solución a todos los temas de gestión documental.

Conclusión

En síntesis, la documentación de proyectos resulta fundamental para lograr los objetivos de tu inmobiliaria. Por ello, es crucial atender este proceso y asegurar que esté respaldado por la mejor tecnología.

Conocedores como somos de los requerimientos del ramo inmobiliario, en PlanOK te invitamos a probar nuestra plataforma de Gestión Documental. Puedes visitar nuestra web y solicitar una demostración sin costo.

Ello te permitirá tener una experiencia de primera mano que te muestre cómo puedes tener acceso a tus documentos desde cualquier lugar. Así como lograr una gestión ágil y colaborativa para el logro de sus objetivos.

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Descubre las estrategias de gestión documental

Estrategias para la mejor gestión documental en el sector inmobiliario y de la construcción

La gestión documental hace posible el acceso ágil y eficaz a los documentos. Al mismo tiempo permiten su conservación el tiempo que sea necesario, resguardándolos de cualquier daño.

Ahora, para conseguirlo se deben aplicar unos principios que efectivamente logren este objetivo. Esas son las llamadas estrategias de gestión documental.

En el sector inmobiliario ellas son muy apreciadas porque simplifican muchas tareas y dan un orden a la enorme cantidad de documentos que se generan. De allí que actualmente sean tan demandados los sistemas que organizan los archivos. 

Importancia de la gestión documental para el sector inmobiliario

Aplicar estrategias de gestión documental eficiente es indispensable para cualquier organización, pero especialmente en las inmobiliarias cuyos procesos involucran grandes volúmenes de archivos y documentos. 

En la compra, venta, renta o administración de inmuebles se generan muchos soportes que validan los procesos. En una sola operación podrás tener planos, facturas, seguros, documentos de propiedad, identidad, etc. 

Entre todos ellos no existen prescindibles, todo lo contrario, cada documento es valioso porque soporta alguna transacción. Por tal razón las inmobiliarias, las constructoras e incluso los clientes valoran tanto estos soportes.

Aunque cada actor tiene un interés diferente para proteger dichos archivos, si lo hacen sin organización, producirá caos y favorecerá el extravío de documentos. 

Entonces, el trabajo de la gestión de documentos es justo ese: establecer procedimientos que aseguren el manejo seguro y eficiente de la información. 

Estrategias de gestión documental para una constructora o inmobiliaria

 Disfruta la gestión documental

Las estrategias de gestión documental son todas las acciones que tomas o estableces para controlar el ciclo de vida de la información. Es decir, los procedimientos que protegen los documentos desde que se generan hasta que se archivan o eliminan. 

Ellas pueden ser muy diversas y estar compuestas por diferentes tipos de sistemas. Por ejemplo, archivos manuales o tecnologías de gestión de documentos

Ahora, independientemente del tipo que uses, siempre va a haber una serie de estrategias que mejorarán el proceso. Ellas son las que te comentamos a continuación.

1. Planificación de la gestión documental

En este proceso se identifican las necesidades en gestión documental. Posteriormente se formulan las políticas, planes y programas de los sistemas de información. 

Para que sea efectivo, siempre se debe tener en cuenta el cumplimiento legal, funcional y técnico de crear documentos, formas y formularios. También para el análisis de procesos y su registro en el sistema de gestión. 

2. Producción de los documentos

Se basa en crear directrices que regulen cómo se producen los documentos. Se definen su formato, estructura, finalidad, área competente para realizar el trámite y otras estrategias relacionadas con la estandarización y calidad del archivo.

Para el desarrollo de todos estos procesos de producción se toman en cuenta todas las políticas y planes que se mencionaron anteriormente.

3. Trámites y gestión documental 

Las estrategias de gestión documental permiten que la información esté accesible cuando la tramitemos. Igualmente, en este proceso se garantiza que se pueda recuperar en caso de extravío, por ejemplo, cuando se pierden archivos físicos.

Lo que siempre se debe procurar es brindar una respuesta oportuna y positiva a las solicitudes de información de los usuarios. 

4. Organización y disposición de los documentos

Con esto se garantiza la correcta organización e identificación de los archivos para su correcta ubicación y consulta. Esta estrategia involucra todo lo relacionado con la clasificación, ubicación, orden y descripción del documento durante su proceso de producción.

Realizar correctamente estas tareas simplifica otras actividades como la transferencia de los archivos. 

5. Transferencia documental

Es necesario crear procedimientos que estandaricen y aseguren las actividades de transferencia. Básicamente, lo primordial es mantener segura la información, evitando pérdidas de archivos o filtraciones de información a donde no se debe. 

Ello se consigue creando estructuras de verificación y validación que protejan los accesos y transferencias de datos. 

6. Preservación y valuación de los documentos

Independientemente de las acciones aplicadas a los archivos durante su gestión, siempre se deben establecer estándares para garantizar su preservación en el tiempo. 

Algunas acciones que ayudan a ello son:

  • Elaborar inventarios. 
  • Establecer métodos de selección documental.
  • Utilizar herramientas tecnológicas automatizadas de gestión documental.
  • Mantener actualizados todos los registros

En todas estas tareas, las herramientas tecnológicas son una valiosa y gran ayuda. 

Plataformas tecnológicas y gestión documental

 

 

Usa plataformas y tecnologías de gestión documental

Establecer actualmente sistemas de gestión documental en tu inmobiliaria es muy fácil. Basta con instalar un software que haga el trabajo por ti. Aunque podrías llevarlo manual, la tecnología simplifica todo y reduce el porcentaje de errores. 

Estos programas especiales sirven para almacenar y compartir información. También para llevar una trazabilidad o simplemente para tener un soporte seguro de fácil acceso en la nube. 

Gestión Documental (DTP) es el mejor ejemplo de este tipo de programas. Se trata de una plataforma amigable donde puedes ordenar la información. 

Ella establece sistemas de control simple que permite compartir información y regirse por criterios y atributos que define el administrador. Además, mantiene controles de todas las versiones del documento. 

Una de las ventajas más destacadas de este sistema es que te permite el acceso a tus archivos en todo lugar y momento, siempre que tengas conexión a internet. 

Conclusión 

Las estrategias de gestión de documentos te ayudarán a llevar un control más exhaustivo de la información de tu inmobiliaria. Eso es un gran beneficio puesto que en este tipo de negocios se generan grandes cantidades de soportes.

Entonces, mantener archivos organizados es indispensable para optimizar procesos. Y, aunque los archivos y controles físicos son importantes, se ha demostrado que tienen sus desventajas y pueden fallar. 

Lo mejor es apoyarte en la tecnología. Aprovecha los beneficios de sistemas para gestión inmobiliaria como los que ofrecemos en PlanOKk

Contáctanos para más información.

 

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Tecnología y gestión de documentos en el sector inmobiliario

Se conoce como gestión de documentos a los procedimientos que controlan el ciclo de vida de la información. Abarca desde su obtención, es decir, cuando se crean u obtienen, hasta su disposición final cuando se archivan o eliminan. 

En el sector inmobiliario los documentos forman una parte importante del proceso de servicio. Cada venta, renta o traspaso necesita estar perfectamente soportado en registros que validen la transacción. 

En un solo proceso de compra se pueden generar un buen volumen de soportes, de los cuales ninguno es despreciable. Cada uno valida el trato, por eso tenerlos controlados, organizados y asequibles en plataformas tecnológicas es de gran importancia para ti y el cliente.

¿Qué se necesita para una gestión de documentos eficiente?

El objetivo de la gestión de documentos es garantizar la disponibilidad, integridad y confidencialidad de la información generada. La mejor forma de conseguirlo es a través de softwares especiales que gestionen esos datos. 

Dichos sistemas se especializan en organizar documentos. Su diseño tiene como fin simplificar tus tareas y brindarte un soporte seguro y organizado de tus archivos. Eso, además de facilitar tu trabajo, minimiza costos, aporta datos importantes para las ventas y, en conjunto, te ayudan a ofrecer un mejor servicio. 

Como seguramente ya sabes, existen muchos programas de este tipo. Ahora, para inmobiliarias y constructoras, los mejores serán los que reúnan las características que te mencionamos a continuación. 

Disponer de una plataforma flexible y amigable

 Aprovecha plataformas de gestión de documentos

El mejor programa de gestión de documentos será en el que consigas archivar, procesar y sistematizar información de manera sencilla. Siempre será más práctico un programa en el que realices muchos procesos con la mínima cantidad de comandos.

Prefiere sistemas con una interfaz intuitiva que cualquier operador pueda manejar. Recuerda que el objetivo es facilitar las actividades. Cuando compras sistemas complejos pierdes tiempo aprendiendo cómo usarlo y seguramente, al final, nunca lo aprovecharás al 100%.

Contar con una base de datos centralizada y asequible

Uno de los mayores beneficios de los sistemas de gestión de documentos es tener toda la información en un solo lugar. Esa ganancia es aún mayor cuando en un mismo sistema también puedes compartir, editar y visualizar en tiempo real.

Con programas especializados como Gestión Documental DTP eso es posible. Él atiende las necesidades de gestión documental de las constructoras e inmobiliarias. Además ofrece la opción de trabajo on line para modificar y visualizar en tiempo real los datos desde cualquier lugar.

Facilidad de descarga de la información solicitada

Además de almacenar datos, también debes buscar un sistema que permita la descarga de información. En diversas situaciones habrá momentos en los que necesitarás tener esos datos guardados en tus dispositivos o enviarlos por correo. 

Siempre es bueno que el software que uses te permita esa opción.

Control de las versiones de los planos

Los planos son un tipo de documento importante en proyectos de construcción e inmobiliarios. El problema con ellos es que suelen ser archivos muy grandes y pesados o que requieren aplicaciones especiales para visualizarlos.

Para evitar complicaciones, lo recomendable es usar programas capaces de soportar ese tipo de archivos. Especialmente cuando trabajas en el sector construcción. Poder acceder y compartir planos es esencial para las operaciones.

Soporte y ayuda para los involucrados en los proyectos

Cuando instalamos un sistema nuevo y estamos aprendiendo cómo operarlo es normal necesitar apoyo. En tus primeras veces puede ocurrir que cometas errores como desaparecer archivos, borrar documentos, bloquear accesos, etc.

Todo eso es entendible. A veces no sabrás cómo resolverlo y para esos momentos lo mejor es contactar con los desarrolladores del software. Ellos podrán guiarte y apoyarte en cualquier inconveniente que surja con el programa.

Entonces, cuando estés eligiendo, asegúrate que el proveedor del software ofrezca asistencia y soporte para ti y todos los involucrados en el proyecto. 

La tecnología digital y la eficiencia en la gestión de documentos

Digitalización en la gestión de documentos

Estamos en una era digital donde los archivos físicos están casi en desuso. Primero porque ocupan mucho espacio y segundo porque existe mayor probabilidad de errores. 

Cuando llevas documentos en físico puedes equivocarte y muchas veces perderás todo el trabajo. Con los programas digitales eso no pasa, porque corregir un error suele ser tan sencillo como activar un comando.

Actualmente, la tecnología digital es tan importante para una empresa que su crecimiento va de la mano con la implementación tecnológica. Su uso es positivo para los procesos de trabajo principalmente porque aumenta la productividad.

Eso garantiza un uso más eficiente de la información, ayudando a reducir costos, ahorrar tiempo, asegurar datos y centralizar actividades. 

Además, las empresas que invierten en tecnología generan una buena impresión en sus clientes. El comprador percibe que se trata de una inmobiliaria moderna que le garantiza mayor control y organización de sus datos. 

Conclusión 

Debes preocuparte por consolidar procesos de trabajo en los que se cumpla el ciclo de vida de la información. Para eso la mejor opción es establecer metodologías que permitan una gestión de documentos efectiva.

El método más recomendado para conseguirlo se basa en el uso de herramientas tecnológicas. Programas especialmente diseñados para gestionar todos los documentos de las inmobiliarias y constructoras. 

Los mejores programas para este trabajo son los que consigues en PlanOK . Entre sus funciones, además de almacenar datos, podrás editar, compartir, asignar tareas, visualizar en tiempo real cambios, descargar archivos, etc. 

Si te interesan los sistemas de gestión de documentos digitales, contactanos

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